Заполнение заявки на сертификацию: инструкция, на что нужно обратить внимание

Некоторые организации, желающие пройти процедуру сертификации продукции, сталкиваются с трудностями при заполнении заявки. Неопытным специалистам задача может показаться достаточно проблематичной, но на деле все не так сложно.

Что потребуется для подготовки и заполнения заявки

Чтобы оформить заявку на сертификацию, необходимо заранее подготовить:

• шаблон (форму) заявки;
• учредительную документацию компании, планирующей обратиться за услугами в сертифицирующий орган;
• товаросопроводительную документацию;
• документацию, представленную с продукцией;
• документацию согласно требованиям ТР ТС.

Шаблон можно запросить в выбранном сертифицирующем органе, а также скачать его с официального ресурса органа.

Шаблоны органа по сертификации "ЛенПромЭкспертиза"

• Cкачать заявку на исследование типа
• Cкачать заявку на проведение сертификации продукции
• Cкачать заявку на декларацию

Важно учитывать один нюанс: номер заявки, как правило, присваивает орган по сертификации.

Рассмотрим основные пункты заявки на сертификацию.

Заявитель

В данном контексте заявитель – это организация, планирующая обращение за услугами сертифицирующего органа. Точные и достоверные сведения о наименовании фирмы-заявителя указаны в уставной документации.

Заявителем, в зависимости от требований того или иного ТС ТС, может быть:

1. Изготовитель (для стран-участниц ЕАЭС).
2. Уполномоченное лицо (необходима регистрация такого лица на территории ЕАЭС; также такое лицо должно исполнять свои обязанности на основании соглашения (контракта) с организацией изготовителем).
3. Продавец (импортер, то есть поставщик).

ОГРН

Данные ОГРН или регистрационного документа ИП можно найти в свидетельстве о гос. регистрации. Можно сделать запрос в налоговую для уточнения номера.

Адрес места нахождения

Речь о юридическом адресе компании-заявителя. Он прописан в уставной документации и свидетельстве о регистрации.

Фактический адрес – места осуществления деятельности

Под фактическим адресом стоит понимать адрес, где компания-заявитель осуществляет основную деятельность. Пример: юридический адрес – Санкт-Петербург, наб. Обводного канала, дом 138, корпус 1. Фактический адрес, по которому осуществляется основная деятельность – город Кириши, проспект Победы, дом 50.

Указание фактического адреса необходимо при условии, что юридический с ним не совпадает. В ином случае такая необходимость отпадает.

Банковские реквизиты, телефон, электронная почта

Потребуется также указать банковские реквизиты.

Указание контактного номера телефона – обязательно. Важно указать также код города.

Поле «электронная почта» также, как и «телефон», должно быть заполнено.

В лице…

Фамилия, имя и отчество генерального директора вписаны в уставную документацию. Если заявка подается доверенным лицом, важно указать его ФИО, дополнительно прописав должность и номер доверенности, по которой действует это лицо.

Далее потребуется указать: «Просит провести обязательную сертификацию:…». После потребуется указать наименование продукции, а впоследствии и обозначение технических регламентов, по которым будет проводиться сертификация (проверка соответствия их требованиям). Каждый орган разрабатывает свою форму заявки.

Пример – ТР ТС 032/2013 («О безопасности оборудования, работающего под избыточным давлением»).

Дополнительно (при необходимости) нужно указать другие нормативные акты или стандарты, на соответствие которым требуется проверка. Если возникают вопросы или сложности, всегда можно запросить у аккредитованного сертифицирующего органа перечень необходимых документов.

Перечень продукции

Важный шаг заполнения заявки – указание перечня или единицы продукции, для которой будет проводиться проверка соответствия. Важно указать:

1. Наименование продукции без сокращений;
2. Маркировку;
3. Тип;
4. Модель;
5. Прочие сведения (например, проектный номера), обеспечивающие идентификацию.

Пункты 2-5 подлежат заполнению при наличии. К примеру, если у конкретной единицы продукции отсутствует идентификационный номер, его указывать не нужно.

Данные сведения могут содержаться в товаросопроводительных документах:

• договорах на поставку;
• инвойсах и др.

В случае затруднений можно запросить интересующие сведения у изготовителя.

Коды ТН ВЭД ТС

При условии, что с таможенными органами согласована поставка, потребуется вписать в заявку согласованный код. Его можно определить самостоятельно, то есть найти, на следующим сайте:

• КонсультантПлюс

Необходимо удостовериться, что выбранный код включен в область аккредитации сертифицирующего органа. В ином случае он не сможет проводить работы, направленные сертификацию- это будет незаконно.

Форма выпуска

Есть следующие формы выпуска:

• серийный выпуск;
• партия;
• единичное изделие.

В первом случае (серийный выпуск) потребуется указание только того факта, что продукция выпускается серийно.

Если речь о партии, потребуется дополнительно указать ее объемы, номер, дату контракта на поставку, сведения о товаросопроводительной документации (спецификации, соглашения, счета и т. п.).

Если дело касается единичного изделия, потребуется дополнительно указать заводской номер (если есть), а также номер, дату контракта на поставку, сведения по спецификациям, соглашениям, счетам-фактурам и т. п.

Сведения об производителе

Дополнительно в заявке потребуется указать наименование производителя (изготовителя).

Также потребуется указать:

• юридический адрес производителя;
• фактический адрес и адреса филиалов (если есть).

Схема сертификации

Далее нужно указать схему сертификации с учетом положений ТР. В каждом ТР ТС описаны основные схемы, применяемые при подтверждении соответствия продукции. К примеру, для серийного выпуска используется схема 1С. Для партий, как и для единичных изделий, используются 3-4С соответственно. Частный случай зависит от конкретного регламента и продукции.

Рассмотрим приведенные схемы подробнее:

• 1С предполагает анализ технической/эксплуатационной/конструкторской документации, испытания образцов, а также анализ состояния производства;/li>
• 3-4С предполагают анализ технической/эксплуатационной/конструкторской документации, испытания образцов;

Схема выбирается исходя из конкретной ситуации по продукции.

Указание сведений нормативной документации

Речь о документации, в соответствии с которой осуществляется изготовление продукции:

1. ТУ (технические условия изготовителя);
2. Стандарты (ГОСТЫ, ОСТы, СТБ или стандарты предприятия)
3. Конструкторская документация

Если есть сомнения или не достает информации, стоит обратиться с соответствующим запросом к производителю продукции.

Прочие пункты и нюансы

Пункт о согласии заявителя оплачивать работы по сертификации (подтверждению соответствия) и выполнять требования ТР подтверждает ознакомление компании-заявителя с ценой на работы, а также согласие с обязанностью своевременной оплаты.

Дополнительно заявитель обязан предоставить комплект документов на продукцию, предусмотренный определенным ТР ТС. К примеру, для случая с машинами и оборудованием, произведенных в Российской федерации (ТР ТС 010/2011, ст. 8, п. 10) эти документы следующие:

• технические условия;
• эксплуатационная документация;
• стандарты, которым должно соответствовать оборудование (если применимо);
• контракты и сопроводительная документация;
• сведения о проведенных испытаниях, сертификаты системы менеджмента (если есть) и др.

Необходимый и достаточный перечень документов для предоставления в сертификационный орган зависит от вида продукции и соответствующих требований конкретного ТР ТС.

В завершение потребуется проставить ФИО генерального директора компании-заявителя, главного бухгалтера. Заявка в сертифиционный орган подписывается и заверяется печатью заявителя.