Порядок сертификации продукции: документы, особенности, основные этапы

Такая процедура, как сертификация продукции, предполагает проведение в несколько этапов. Ее ключевая задача – оценка и проверка соответствия продукции требованиям и нормам качества, безопасности, что содержатся в отраслевых технических регламентах.

Сертификация продукции может быть как добровольной, так и обязательной (на порядок и правила проведения процедуры это влияет, но несущественно). В последнем случае речь касается продукции, которая в процессе эксплуатации может влиять на состояние экологии, на жизнь и здоровье людей (пользователей).

Порядок, правила и нюансы процедуры рассмотрены отдельными положениями №184-ФЗ («О техническом регулировании»)..

Документы и заявка

Компания, решившая провести сертификацию, прежде всего должна позаботиться о подготовке минимально необходимого пакета документов. В него в общем случае потребуется включить:

1. Учредительную документацию.
2. ТУ.
3. Все инструкции, касающиеся продукции (использование, сборка и т. п.) и др.

Пакет документов обязательно прилагается к заявке, подаваемой аккредитованному сертифицирующему органу. Дополнительно компания-заявитель может предоставить акты и протоколы исследований независимых экспертных лабораторий, что были проведены ранее.

В пакет документов обязательно вкладывать оригиналы. В отдельных случаях при наличии подозрений или сомнений у сотрудника сертифицирующего органа потребуется прикрепить и заверенные версии документов. На бумажных документах должны быть проставлены визы руководителей компании, а также фирменные отметки (печать).

Если же подача осуществляется в электронном виде, потребуется наличие цифровой подписи. Без нее документы не будут приняты.

Дополнительно к пакету документов потребуется прикрепить непосредственно заявку. Бланк и рекомендации по ее заполнению можно запросить в территориальном сертифицирующем органе из реестра ОС (как бумажную копию, так и в электронном формате).

Если фирма заказывает продукцию у стороннего предприятия

Есть нюанс: ранее сертификат можно было оформлять на производителя и заявителя одновременно. Актуальными законами Российской Федерации такая возможность была исключена: сегодня получить документ, подтверждающий соответствие продукции требованиям регламентов и нормативов (сертификат) могут только производители продукции РФ или же их доверенные лица..

Если речь касается ситуации, когда некая фирма регулярно заказывает изготовление продукции у стороннего предприятия, к примеру, по собственной запатентованной технологии, можно поступить так (либо, либо):

1. Объявить фирму непосредственным производителем и правильно заполнить документы.

В таком случае взаимоотношения с фактическим предприятием-производителем примут роль поверхностных нюансов, потому как фирма-заказчик (и заявить в данном контексте) будет нести абсолютную ответственность за соответствие продукции требованиям и нормам качества, закрепленными регламентами, перед потребителями, надзорными и контролирующими органами и т. п.

Есть возможность дополнительно закрепить механизмы и правила надзора договорными положениями (договор между заказчиком и изготовителем). В таком случае предприятие-производитель, у которого компания заказывает продукцию, будет обязано придерживаться этих механизмов и правил.

2. Поручить изготовителю оформление сертификата.

В таком случае достаточно будет указать на продукции по факту сертификации фирменный товарный знак. Актуальным законодательством России такой вариант не запрещен.

Если сертификат оформляется на продукцию импортной компании

В таком случае потребуется указать в документе фирму-заказчика и компанию-поставщика (организация в России и импортное предприятие-изготовитель продукции).

При этом выдача сертификата допустима:

• на партию продукции;
• на серийное изготовление продукции на срок, не превышающий 5 лет (не менее года).

При этом потребуется указание в документе вида контракта или упоминание (предоставление) сведений о договоре с уполномоченным производителем лицом.

Что дальше

По факту решения всех рассмотренных задач, определения порядка действий и подготовки необходимых для прохождения процедуры сертификации продукции документов, компании останется ожидать обработки сертифицирующим органом заявки.

Если поступает отказ, ответственный орган объяснит причины такого решения. В ином случае (при положительном решении) будет:

• определен порядок проведения сертификации продукции;
• установлены требуемые испытания.

Дополнительно до начала сертификации продукции заявитель и исполнитель (аккредитованный сертифицирующий орган) должны будут заключить договор.

Порядок сертификации

В общем случае порядок сертификации продукции предполагает проведение в несколько этапов. Рассмотрим каждый из них подробнее

1. Испытания образцов

В некоторых случаях процедура сертификации продукции предполагает проведение испытаний образцов. Может не потребоваться проведение испытаний, если они уже были проведены ранее, а идентификационные признаки остались неизменными и т. п.

Ответственное за испытания учреждение – аккредитованная лаборатория.

Компания-заявитель обязана предоставить для проведения испытаний образцы и пробы, идентичные оригинальной продукции. Дополнительно потребуется приложение к образцам сопроводительных документов.

По факту проведения испытаний лабораторией будет сформирован протокол и заключение. Они подлежат хранению не менее 3-х лет с момента проведения испытаний. Копии протоколов и заключений направляются в адрес как сертифицирующего органа, так и в адрес фирмы-заявителя.

Если образцы и пробы успешно прошли проверку, они подлежат хранению в течение срока годности (либо в течение срока действия сертификата).

2. Экспертиза производства

В отдельных случаях в рамках процедуры сертификации продукции потребуется проведение экспертизы производства.

В таком случае представитель сертифицирующего органа выезжает к заявителю и проводит оценку и анализ документов, правильность их оформления, изучает оборудование, складские помещения и прочие факторы производственного характера. Его (представителя) задача – установление факта соответствия/несоответствия производственных условий актуальным нормативам и требованиям.

В целях корректной экспертизы предварительно формируется рабочий план. В нем отражаются элементы технологических процессов, требующих анализа.

По факту завершения экспертизы будет осуществлено формирование акта, включающего оценки отдельных показателей, а также заключения. Эти документы и сведения в них, как и документы и сведения, полученные в результате испытания образцов, будут учитываться сертифицирующим органом при принятии окончательного решения.

3. Выдача сертификата

Если сертифицирующий орган принял в отношении компании-заявителя положительное решение (сертификация продукции), последней предварительно будет выслан макет. Ознакомление с ним и последующее подтверждение корректности позволит исключить вероятность допущения ошибок, несоответствий и т. п.

После утверждения заявитель получит оригинал. Срок его действия зависит от схемы сертификации.

Переоформление сертификата

Переоформлять сертификат соответствия потребуется:

1. По истечении срока действия старого.
2. При внесении изготовителем существенных изменений в инструкции, технологию производства продукции и т. п. Нередко в таком случае сертификат можно и не переоформлять, но проведение дополнительных проверок – обязательно.

Инспекционный контроль

Правила и положения отдельных регламентов предполагают проведение инспекционного контроля после прохождения процедуры сертификации. Периодичность – ежегодно в период действия сертификата.

Первичная процедура проводится не ранее, чем спустя 6 месяцев с момента получения заявителем оригинального сертификата. Последующая – не позже, чем спустя 12 месяцев.

Особенности инспекционного контроля:

• могут проводиться как плановые, так и внеплановые проверки;
• эксперты могут повторно запрашивать образцы, документы, проводить анализ процесса производства.

Этапы инспекционного контроля

В общем случае такого рода мероприятия включают в себя следующие этапы:

1. Формирование ответственной комиссии, выбор представителя и участников.
2. Утверждение периода проведения.
3. Направление запроса в адрес изготовителя с требованием предоставления документов.
4. Изучение комиссией полученных сведений и данных.
5. Выезд по адресу изготовителя. Изготовитель обязан предоставить членам комиссии допуски ко всем цехам и производственным помещениям.
6. Отбор образцов.
7. Проведение испытаний.
8. Подведение итогов проведенного инспекционного контроля.

Какие существуют допущения

Нами был рассмотрен общий порядок сертификации продукции, который в отдельных случаях может быть нарушен (при необходимости). Это может быть обусловлено особенностями вида конкретной единицы или партии продукции: не все требуют тщательного контроля и экспертиз.

Еще одна ситуация – когда дело касается сертификации зарубежного изготовителя: выезд для проведения анализа и оценок в таком случае не всегда представляется возможным и целесообразным.

Прочие факторы и особенности, влияющие на сертификацию продукции

Важно подчеркнуть тот факт, что прохождение процедуры и получение сертификата во многом зависит от прочих сопутствующих мероприятий, к примеру, от необходимости дополнительного декларирования. То же справедливо и в отношении вида сертификации (добровольная, обязательная).

Факторы и особенности, влияющие на процедуру сертификации продукции в нескольких тезисах:

1. Кратчайший срок в данном контексте – срок процедуры добровольного декларирования.

В таком случае требования и стандарты не такие жесткие. Компания-заявить должна подать заявление на получение декларации и прикрепить к нему минимальный пакет документов, а после ожидать решения ответственного за декларирование учреждения.

2. Добровольная сертификация может быть осложнена необходимостью проведения дополнительных испытаний.

Это часто обусловлено тем, что компания, решившая получить сертификат, ранее не сталкивавшаяся с экспертизами, не имеет актов и заключений федеральных исполнительных органов об оценках и контроле, испытаниях, проводившихся ранее.

3. Обязательное декларирование продукции – длительный процесс.

Это обусловлено необходимостью проведения ряда испытаний, контрольных мероприятий, количество которых практически нельзя сократить. На осуществление обязательного декларирования может уйти как 2-3 недели, так и целый месяц. Многое зависит от вида продукции, на которую требуется получить декларацию соответствия.

4. Обязательная сертификация – самый длительный процесс.

В таком случае сроки получения сертификата соответствия продукции могут достигать нескольких месяцев.

В определенной мере сроки и стоимость сертификации или декларирования обусловлены видом продукции, а также документами, на соответствие положениям которых осуществляется проверка.